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Montag, November 30, 2020
Ratgeber Projektmanagement-Software für Ladenbauer / Messebauer

Projektmanagement-Software für Ladenbauer / Messebauer

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Projektmanagement-Software (PM-Software) für den Ladenbau oder Messebau hilft dabei, die Koordination von Projekten übersichtlich und effektiv zu gestalten. Neben dem Projektmanager können auf dieses moderne Hilfsmittel auch andere Mitarbeiter zugreifen.

Dazu zählen in erster Linie die Projektmitarbeiter oder auch die Geschäftsführung. Aber sogar externe Partner wie Lieferanten, Marketingpartner oder Kunden können bei Bedarf auf relevante Daten der PM-Software zugreifen. Die Auswahl für die richtige Projektmanagement-Software für den Ladenbau / Messebau ist jedoch groß. Aktuell kann man aus rund 200 verschiedenen PM-Software-Anbietern wählen. 

Um die richtige Entscheidung für das eigene Ladenbau-Unternehmen zu treffen, kann durch acht analytische Schritte, die Auswahl der richtigen Software deutlich eingeschränkt werden. Dabei betrachtet man zum Beispiel den Ist-Zustand sowie die zu erreichenden Ziele. Zudem sollte immer in Absprache mit den Mitarbeitern die Entscheidung für oder gegen eine PM-Software getroffen werden. 

Effiziente Einführung einer neuen Projektmanagement-Software

Eine effiziente einführung und nutzung funktioniert nur, wenn das Programm auch konsequent verwendet wird.

► Technisch versierte Ladenbau Projektmanager gehen häufig den Weg, die Einführung einer PM-Software lediglich auf den technischen Aspekt zu reduzieren. Sobald aber Menschen im Spiel sind, die die Software bedienen müssen, hängt die Akzeptanz der Software und der Erfolg des Einzelhandels-Projekts extrem von den Mitarbeitern ab. 

Eine effiziente Einführung funktioniert nur, wenn das Projektmanagement-Programm auch konsequent im gesamten Ladenbauprojekt verwendet wird. Daher sollten im Vorfeld die Schritte, die das Projektmanagement durchläuft, firmenintern geklärt werden. Eine praktikable PM-Software sollte diese Anforderungen allesamt erfüllen. Ladenbau Projektmanager sollten bei einer Software die Möglichkeit überprüfen, ob die Projektziele Schritt für Schritt abzuarbeiten sind.

Der Grund dafür ist, eine „Komplettdarstellung“ aller Ziele. Dies kann auf die Mitarbeiter zu Beginn demotivierend wirken. Die Akzeptanz wird deutlich gesteigert, wenn die  Geschäftsführung die Verwendung der Software im Unternehmen aktiv unterstützt und forciert. 

Acht Schritte zur Findung einer passenden Ladenbau PM-Software

► An der Universität Osnabrück untersuchten Forscher 34 Projektmanagement-Software-Systeme. Sie kamen zu dem Ergebnis, dass man bei der Auswahl für eine erfolgreiche Integration solcher Programme nach einem 8-Schritte-Plan vorgehen sollte. 

Erster Schritt – Untersuchung des Ist-Zustands der bisherigen Projektmanagement-Struktur

► Das Einführen einer Projektmanagement-Software verbessert nicht von allein die Planungen, Strukturen und Abläufe eines Ladenbauers. Eine komplexe PM-Software benötigt einen bestehenden und detailliert ausgearbeiteten Prozess, der das Management bestimmt. Das Programm kann diesen Vorgang unterstützend abbilden. 

Projektmanagement-Software Checkliste
Projektmanagement Software richtig nutzen – Bild #502527372 © juripozzi – iStock.com

Wichtig bei der Betrachtung des Ist-Zustands ist, dass man die Stärken und Schwächen ehrlich und klar formuliert. Nur so kann eine PM-Software Stärken pushen und Schwächen kompensieren. Ein guter Weg um dies umzusetzen, ist ein kurzes und prägnant formuliertes Handbuch über die Abläufe und Prozesse bei der Projektabwicklung im Ladenbau. Dabei ist zu beachten, dass auch neue Mitarbeiter nach dem Onboarding und einer ersten Schulung sofort mit der PM-Software arbeiten können. 

Zweiter Schritt – welche Arbeitsschritte und Ziele soll die PM-Software unterstützen

► Im Handbuch sind nun die Prozesse dargelegt. Um zu einer effektiv hilfreichen PM-Software zu gelangen, sollte man mit den betroffenen Mitarbeitern die Punkte im Arbeits- und Projektprozess definieren, bei der die Software unterstützen soll.

Eine gute Moderation in der analysephase ist mitentscheidend.

Die Dokumentation der so zusammengetragenen Anforderungen ist bei der Definition eines spezifischen Programms hilfreich. Sollten die Mitarbeiter in den später verwendeten Programmen ihre Vorschläge wiederfinden, ist deren Akzeptanz erheblich höher. Der Arbeitgeber soll diesen Findungs- und Definierungsprozess moderieren, nicht aber dominieren. 

Dritter Schritt – Dokumentation 

► Die von den späteren Mitarbeiter der PM-Software aufgestellten Forderungen sollte man gut dokumentieren. So sind diese nachvollziehbar. Dabei sollte man darauf achten, dass die Prozessschritte, die Organisationseinheiten und der notwendige Informationsaustausch gut funktionieren.

Zudem ist es wichtig, dass man sämtliche angeforderten Funktionen und deren Prioritäten festhält. Beispiele im Dokument verdeutlichen dabei die Anforderungen. Grafiken und Schaubilder helfen dabei, die Prozessabläufe darzustellen.

Einen Teil der Dokumentation sollte man den zusätzlichen Punkten widmen, die man vor und während der Einführung der neuen PM-Software benötigt. Dazu zählen unter anderem der technische Support oder die Schulungen der Mitarbeiter

Vierter Schritt – Anbieter anfragen und auswählen

► Durch die gut dokumentierten Anforderungen an eine PM-Software, kann man nun eine Liste von rund zehn Anbietern erstellen, die infrage kommen. Ehe Anfragen an diese versandt werden, sollte man sich Informationen verschaffen.

Nutzerberichte können die Auswahl der Anbieter weiter einschränken.

Neben einer obligatorischen Internet-Recherche kann eine Test- oder Demo-Version des Ladenbau-Programms etwaige Unklarheiten beseitigen. Programmbeschreibungen oder auch Nutzerberichte können die Auswahl der Anbieter weiter einschränken. 

Am Ende dieses Schrittes sollten maximal noch vier Anbieter in der engeren Auswahl stehen, die intensiv verglichen und wenn möglich zu einer Präsentation eingeladen werden. Im Vorfeld empfiehlt es sich, den Anbietern die genauen Anforderungen des eigenen Projektmanagements darzulegen. Nach der Präsentation hilft eine allgemeine Feedbackrunde mit allen beteiligten Mitarbeitern um die Eindrücke zu besprechen und gegebenenfalls nach zu justieren. 

Fünfter Schritt – Einführung der PM-Software

► Ist eine Auswahl getroffen, kann es mit der Implementierung losgehen. Man sollte zur Einführung der PM-Software ein kleines Kernteam von maximal 6 Personen auswählen. Diese bilden gleichzeitig die Key-User, also die Hauptanwender der Software. Auch etwaige Systemadministratoren können Teil dieser Gruppe sein. 

In einem ersten gemeinsamen Workshop werden die Key-User intensiv vom Anbieter geschult und mit dem Programm vertraut machen. Im Rahmen dieses ersten Kennenlernens können auch die Komponenten herausgefiltert werden, die das Programm noch nicht zu leisten imstande ist.

Damit kann auch die Grundlage für weitere Programmierungen, intern wie extern geschaffen werden. Dazu gehören zum Beispiel eigene Schnittstellen für Lieferanten oder bearbeitbare Datenfelder. 

Sechster Schritt – Interne oder externe PM-Software-Experten

► Die zusätzlichen Programmierungen für die PM-Software können im besten Fall durch interne Mitarbeiter erfolgen. Diese kennen meist im Detail bereits die Anforderungen und können diese flexibel umsetzen. Hierbei gilt mit dem PM-Software-Anbieter abzuklären, ob diese Tätigkeit unternehmensintern durchgeführt werden kann.

Sollte dies nicht möglich sein, sind externe Anbieter eine gute Alternative für individuelle Anpassungen. Dabei sollten die Kosten und die notwendige Einarbeitungszeit nicht unterschätzt werden.  

Ein Vorteil wäre, sich als Unternehmen die Standard-Software-Version zu installieren, die anschließend vom Programmierer lediglich noch ergänzt werden muss. So können die Mitarbeiter bereits ohne Zeitverlust erste Erfahrungen mit der Software sammeln

Siebter Schritt – erfolgreiche Umsetzung

► Sind alle Anforderungen umgesetzt, kann man die neue Software endgültig in das betriebsinterne System integrieren. In dieser zweiten Testphase werden alle relevanten und nötigen Stammdaten vollständig in das System integriert. Ehe die Abnahme der Software gemacht werden kann, sollte man alle Projektvorgänge und Datenübermittlungen gründlich testen. 

Projektmanagement-Software richtig einsetzten
Projektmanagement-Software in der Praxis nutzen – Bild #1193954123 © benedek- iStock.com

Die Schulung aller Mitarbeiter, die mit dem System arbeiten werden, können entweder vom Softwareanbieter oder direkt von den Key-Usern übernommen werden. Sollten externe Trainer die Einschulung übernehmen empfiehlt es sich, die Key-User wenigsten teilweise an den Schulungen teilnehmen zu lassen, um beispielsweise unternehmensspezifische Fragen schnell klären zu können.

Achter Schritt – mit der neuen PM-Software lernen

► Die Findungsphase ist bei jeder neuen PM-Software wichtig. Entscheidend dabei ist, dass man währenddessen die Ladenbau Projektleiter nicht alleine lässt. Ein einfacher aber dennoch intensiver Erfahrungsaustausch der Nutzer hilft dabei, Probleme rascher lösen zu können. Wöchentliche Frage- und Praxisrunden können hierbei ein guter Weg sein und beugen einem möglichen Motivationsverlust vor.

Fazit zum Leistungsstandards von PM-Software

Zum Abschluss ein kleiner Überblick, welche Anforderungen eine durchdachte Projektmanagement-Software erfüllen sollte. Dazu gehören unter anderem die Verwaltung großer Datenmengen sowie das Arbeiten mit Standardplänen.

Die Pflege, Änderung und die Berechnung von Netzplänen sollten ebenfalls integriert sein. Projektoptimierungen nach Ressourcenkriterien sind in der heutigen Zeit als Standard vorauszusetzen. Letztlich ist das Erkennen und Aufzeigen von Projektbedrohungen ein sehr wichtiger Punkt in der Anwendung einer hochwertigen PM-Software. 

Was genau ist eine Projektmanagement-Software?

Eine Projektmanagement-Software soll alle Projektverantwortlichen und -beteiligten unterstützen, wichtige Faktoren wie Kosten und Termine zu koordinieren und auch zu kontrollieren. Eine konsequent genutzte Projektmanagement-Software begleitet das Projekt von Anfrage bis zur Abrechnung und dient den Projektverantwortlichen besonders bei komplexen Projekten über länger Zeiträume den Überblick und Aufgabenverteilung für die Realisierung zu behalten.

Welchen konkreten Nutzen erfüllt eine Projektmanagement-Software im Ladenbau / Messebau?

Besonders bei komplexen Projekten die sich über einen längeren Zeitraum erstrecken und an denen mehrere Mitarbeiter von unterschiedlichen Standorten arbeiten, leistet eine Projektmanagement-Software fast unersetzliche Dienste. Eine gute PM-Software gibt einen schnellen und stets synchronisierten Überblick über alle relevanten Details zum Status des Projekts. Auch können Aufgaben, Kapazitäten und große Teile der Kommunikation über die PM-Software abgewickelt werden. Wenn es gewünscht ist, können auch Lieferanten, Sub-Unternehmern und Kunden in die Arbeit mit der PM-Software integriert werden.

Worauf sollten Ladenbauer / Messebauer bei der Auswahl einer Projektmanagement-Software achten?

Die Auswahl unterschiedlicher Softwareanbieter für die richtige Projektmanagement-Software ist mittlerweile stark angewachsen. Um sich im Dschungel der Angebote zurechtzufinden, ist eine detaillierte Analyse der eigenen Anforderungen besonders wichtig geworden. Da auch die Preis/Leistung bei vielen Anbietern stark differiert, lohnt sich ein seriös angelegter Vergleich um alle Perspektiven zu beleuchten und nicht erst in der Umsetzung eklatante Schwächen der Software feststellen zu müssen. Hier empfiehlt es sich, von einer Longlist auf drei bis vier Kandidaten zu reduzieren und in der Entscheidung immer granularer zu werden.

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