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Sonntag, August 9, 2020
Messebau Checkliste für den erfolgreichen Messebau

Checkliste für den erfolgreichen Messebau

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Deutschland ist ein Land der Messen. Alle großen Städte sind dank großzügiger Messezentren für die Bedürfnisse der vielen Aussteller und Messebesucher gut gerüstet. Damit Sie sich als Aussteller auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können und dennoch eine erfolgreiche Messe planen und realisieren, sind Checklisten und Tipps zu Messeveranstaltungen oft sehr hilfreich. 

Vor der Messe

► Grundlegend sollte man sich im Vorfeld einer Messe die meisten Gedanken zu seinen Zielen machen und diese konkret formulieren und priorisieren. Auch hier gilt das Motto, dass eine gute Vorbereitung Ihnen Nerven, Zeit und Geld sparen kann.

Durch den Aufwand, den man als Unternehmen für eine Messe betreibt, gehen diese drei Faktoren oftmals schneller zur Neige als einem lieb ist. Ein gut durchdachter Plan schont die Nerven, lässt die Kosten einfacher kalkulieren und gibt einen detaillierten Zeitplan vor, den man Schritt für Schritt abarbeiten kann. 

Vorbereitung auf eine Messe

In der Vorbereitungsphase auf eine Messe sollte man sich als Aussteller im Allgemeinen drei Fragen stellen:

  • Soll der Messestand als Priorität ein Produkt oder das Unternehmensimage präsentieren?
  • Welche Zielgruppen möchte ich ansprechen und welches Image möchte ich meinen Kunden vermitteln?
  • Was muss erreicht werden, damit die Messe ein Erfolg ist? Zum Beispiel Faktoren wie Umsatz, Neukunden, Positionierung im Markt?

► Die Festlegung des Messebudgets sollte nach der Beantwortung dieser drei Fragen erfolgen. Es ist Wichtig, sich darüber im Klaren sein mit welchen Zielen man auf eine Messe geht. Nicht immer wollen Unternehmen dort ausschließlich Innovationen präsentieren. Auch ein neue Positionierung oder die Imagepflege kann ein wichtiges Messeziel sein. Auch beiten Messen immer die Chance, neue Lieferanten oder Mitarbeiter kennenzulernen. 

Ist man sich über das eigene Messeziel einig, gilt es über die Form der Präsentation nachzudenken. Die meisten Messen stellen vier verschiedene Messestandkonzepte bereit – den Reihenstand, den Kopfstand, den Eckstand und den Inselstand. In dieser Reihe aufsteigend werden diese fast immer kostenintensiver. 

Alles, was man auf einer Messe präsentieren will, sollte selbstverständlich davor fertig sein. Dies gilt für die Produkte und Dienstleistungen genauso wie für Giveaways und Marketingunterlagen. Daher sollte ein sinnvoller Zeitplan immer vom Messebeginn an rückwärts geplant werden. 

► Sind alle Bereiche definiert, kann man an die konkrete Budgetplanung gehen. Jeder Schritt erhält dadurch eine klare Investitionssumme zugeteilt. Speziell bei der Zusammenarbeit mehrerer Abteilungen ist dies ein sinnvolles Vorgehen um ressourcenschonend zu arbeiten.

Der Messestand

Messestände müssen detailliert geplant werden. Sie repräsentieren das Unternehmen und bleiben den Messebesuchern im besten Fall positiv in Erinnerung. 

Anhand der Messeziele wird das Standkonzept erarbeitet. Bei der Planung sollte auf die Corporate Identity wie auch auf die Werte des Unternehmens geachtet werden. Für die Planung ist es wichtig, sich frühzeitig für eine Standausrichtung zu entscheidenReihenstand, Kopfstand, Eckstand oder Inselstand.

► Ein Standkonzept beinhaltet in der Regel mehr als einen Stehtisch und einen Monitor mit einer durchlaufenden Power-Point-Präsentation. In fast allen messeaffinen Städten finden sich Messebauer, die Sie als Experten oder als Full-Service-Unternehmen umfassend unterstützen können. 

Unabhängig ob das Ziel ein Image- oder Produktstand ist, die unternehmenseigene Corporate Identity sollte immer gewahrt bleiben. Die Gestaltung muss zum Image des Unternehmens passen und möglichst authentisch bleiben. So werden das Unternehmen und der Messestand auch mit den eigenen, vorgelebten Werten in Verbindung gebracht. 

Neben der Wahl der Standform, ist die Platzierung für die Frequenz entscheidend.

Die Ausrichtung und die Position des Messestandes kann stark über den Messeerfolg entscheiden. Ein Reihenstand liegt in einem Gang und hat den Nachteil, dass die Besucher hier teilweise nur vorbeigehen. Ein Kopfstand befindet sich am Ende eines Ganges und dadurch meist eine bessere Fernwirkung.

Ein Eckstand befindet sich am Ende zweier Gänge. Dies hat den Vorteil, dass die Messebesucher aus zwei Richtungen auf Ihren Stand zulaufen. Inselstände sind von allen Seiten einsehbar und begehbar und bieten daher die größte Gestaltungsfreiheit. Entscheidend ist jedoch auch die Frequenz in Ihrer Halle und in Ihrem Messegang. Ist die Frequenz zu gering, wird die Neukundengewinnung besonders schwer. 

Tipps für den Messeauftritt

Gründliche Vorbereitung und ein zum Unternehmen und der Zielgruppe passender Messestand sind zwei Voraussetzungen für einen erfolgreichen Messeauftritt. Es gibt abseits dieser beiden Punkte noch weitere Tipps, wie man eine Messe erfolgreich für das eigene Unternehmen gestalten kann. 

► Zuerst sollte man sich immer genug Vorbereitungszeit einräumen. Stress während der Planungsphase führt oftmals zu Stress auf der Messe. Die technischen Voraussetzungen am Messegelände sollten im Vorfeld geklärt werden. Dazu gehören unter anderem die Verfügbarkeiten von Strom, Wasser, Anhängepunkten, Internet, Parkplätzen oder auch Ausstellerausweisen. 

Damit immer ausreichend Personal am Stand verfügbar ist, sollte man die Messebesetzung im Vorfeld gut planen und die Mitarbeiter professionell auf die Messe vorbereiten. Ein einheitliches System der Kontaktdatensammlung auf der Messe erleichtert das Nacharbeiten erheblich. Computer oder Tablets können hier sehr hilfreich sein. Auch gibt es teilweise vom Messeveranstalter eine App, mittels der die Kontakte über die Eintrittskarte gepflegt werden können. 

Neben der Frage, wer am Stand für die Organisation und die Abläufe verantwortlich ist, sollte auch die Frage nach einem Dresscode im Vorfeld geklärt werden. 

Maßnahmen und Aktionen während der Messe

► Nicht nur die eigentlichen Messeaufgaben wie das Präsentation der Produkte oder das Führen spannender Erstkontaktgespräche sind auf der Messe wichtig. Im täglichen Messebetrieb kommen noch viele, meist organisatorische Themen auf Sie zu.

Klare Anweisungen an das eigene Personal erleichtern vieles. Das Feedback der Kunden und der eigenen Leute sollte ernst genommen und zeitnah geprüft werden. Da eine Messe meist nur wenige Tage dauert, ist für lange Analysen keine Zeit.

Checkliste für den perfekten Messebau
Checkliste für den Messestand – Bild #458135893 © adrianocastelli – iStock.com

► Befragung von Messebesuchern und Ausstellern über den eigenen Messeauftritt bringt wichtiges und meist konstruktives Feedback. Dies kann auch für den nächsten Messeauftritt sehr wertvoll sein. 

Die Kontakte sollten nach einem im Vorfeld definierten Konzept bereits während der Messe zentral archiviert werden. Dies vereinfacht die Auswertung und Nachverfolgung deutlich. 

Am Messemorgen kommt das Personal meist motiviert an den Stand. Den Führungskräften bietet sich nun die Möglichkeit, mit klaren Regeln und einem Zeitplan den Tag zu strukturieren. Vergessen Sie nicht dem Standpersonal auch bewusste Pausen einzuräumen. Im stressigen Messealltag hilft den Mitarbeitern eine Struktur, an der sich selbst in aufgeregten Momenten orientiert werden kann. 

Was passiert nach einer Messe

Die Auswertung einer Messe ist für den gesamten Messeerfolg besonders wichtig. Dabei sollte man sich Fragen stellen um zu reflektieren und die weiteren Schritte zu definieren:

  • Welche Produkte oder Dienstleistungen kamen besonders gut an?
  • Welche Ziele konnten auf der Messe erreicht werden und was war der Schlüssel dafür?
  • Welche konkreten Termine oder Anfrage wurden vereinbart und müssen nun realisiert werden?
  • Tops und Flops – was können wir auf der nächsten Messe besser machen?

Als Unternehmen hilft es, wenn zur Dokumentation nach der Messe ein eigenes Fazit geschrieben wird. Dieses enthält idealerweise das Feedback aller Personen des Standpersonals. Darauf aufbauend kann festgelegt werden, was man bei der nächsten Messe besser machen möchte. Damit wird bereits die Planungs- und Konzeptphase für die darauffolgende Messe optimiert. 

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