► Als Messebauer ist man im Vergleich zu seinen Kunden immer dann besonders gefordert, wenn es um die Planung und die Vorbereitung der Messe und anschließend um den Messebau an sich geht. Das heißt, die Kunden verlassen sich bei der zeitlichen Abstimmung in der Regel vollkommen auf die Profis vom Messebau.
Zusammen mit dem Messebauer entscheiden die Kunden darüber, was auf dem Messestand für sie sinnvoll ist, ob ein Messestand gekauft oder gemietet werden soll und ob ein mobiler oder ein Systemmessestand besser ist. Zudem werden noch der Standplatz samt Größe sowie viele weitere Themen festgelegt. Reichlich Entscheidungen, die letztlich zum Messeerfolg beitragen.
► Als Messebauer sollte man die Zeitpläne des Kunden nicht aus den Augen verlieren. Speziell, was die Materialbeschaffung, die Integration neuer Konzepte oder auch die Abnahme und die Montage neuer Grafiken betrifft. Alles, aber auch wirklich alles muss zudem spätestens zum Messetermin fertig, geliefert, aufgebaut und angeschlossen sein.
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Was ist ein guter Zeitplan?
► Um trotz einer genau definierten Deadline termingerecht zu liefern, kommt man als Messebauer um einen detaillierten und strikten Zeitplan nicht herum. Der Zeitplan sollte vom Messebauer als erfahrenen Profi erarbeitet und mit dem Kunden abgestimmt werden. Dabei verschafft ein Zeitplan beiden Seiten Sicherheit.
Wichtige Kriterien, an denen sich ein Zeitplan orientieren sollte, sind zum Beispiel genehmigungspflichtige Prozesse, die man zum Messeerfolg unabdingbar benötigt, werden aufgelistet. In der Zeitplanliste sollte jeder, der für einen Teilauftrag die Verantwortung trägt, mit der entsprechenden Deadline eingetragen sein.
► Termine auf dem Zeitplan sollen für alle Beteiligten auch eine optische Hilfe zur Orientierung sein. Automatische Erinnerungen sind ebenso hilfreich. Ein Zeitplan ist dann gelungen, wenn man ohne etwas zu vergessen und ohne Hektik termingerecht fertig wird.
Vier Gründe, einen Messezeitplan zu erstellen
► Nicht zu schnell, nicht zu langsam – ein Messezeitplan sollte immer nach realistischen Maßstäben aufgestellt werden. Dies hilft im Messebau nicht nur den Kunden, sondern versetzt auch den Messebauer in die Lage, vorherige oder nachfolgende Aufträge besser und finanziell sicherer zu planen. Es gibt zudem drei weitere gute Gründe, um als Messebauer nach einem exakten Zeitplan vorzugehen.
Den Vorlauf bestens nutzen
► Im Gegensatz zu den meisten Ausstellern sind die Messebauer mit den meisten Messestädten und Messeplätzen vertraut. Sobald die Stadt, der Zeitpunkt und die Messe an sich bekannt sind, kann der Messebauer alle seine Ressourcen vor Ort entsprechend ausschöpfen. Nicht nur der Messebauer kann so verzahnter arbeiten, auch der Kunde profitiert dann von einem rundum gelungenen Endergebnis.
Verantwortungen zuteilen
► Wer Pläne erstellt, legt nicht nur fest, was wann gemacht wird, sondern meist auch, wer für die einzelnen Tätigkeiten verantwortlich ist. Ein Projektverantwortlicher kann die Verantwortungen so delegieren, dass aufgrund einer guten Kommunikation und den speziellen Fähigkeiten der Leute alles im Zeitplan liegen wird. Sollte dies nicht funktionieren, können Zeitpläne durch das Hinterherhinken eines Verantwortlichen scheitern.
Fehler kalkulierbar machen
► Stress gilt in der Arbeitspsychologie als der häufigste Grund für Fehler. Das ist menschlich. Immer, wenn die Zeit knapp wird, mindern Hektik und zeitgleich hohe Belastung die Zuverlässigkeit. Ein Zeitplan kann zum einen den Stress und die Fehlerquote verringern, zum anderen kann er auch Fehler einkalkulieren.
Dies sollte er auch tun. Wie gesagt, Fehler werden passieren. Und ein guter Zeitplan gibt allen Beteiligten die Chance, diese wieder zu korrigieren. Wenn man zu früh fertig ist, ist das besser, als dem Plan ständig hinterher zu sein. Auch wenn Fehler ärgerlich sind, so lernt der Messebauer auch daraus. Und dieses Lernen optimiert die Zeitpläne für die Zukunft.
